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Conditions Générales de vente

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  • Merci de vérifier les conditions d’annulation au moment de la réservation
  • Pour annuler votre réservation, merci de consulter votre e mail de réservation
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Annulations

Pour annuler veuillez nous contacter au moins 24 heures avant la date d’arrivée

En cas d’annulation au delà des délais mentionnés plus haut ou de non présentation (no show), la carte de crédit qui aura servi à la réservation sera débitée du montant de la première nuitée.

La procédure de réservation en ligne nécessite une carte de crédit comme une garantie pour la réservation.

Le paiement est dû au check out

 

Arrivée

Arrivée (check in) : 13:00 PM

Départ (check out) : 12:00 PM

Les présentes conditions générales de vente s’appliquent aux prestations fournies par l’Hôtel Restaurant LA BERGERIE à Argancy lieudit Rugy (ci-après  « l’Etablissement « ) dans le cadre de prestations décrites dans le devis préalable. Toute réservation implique de la part du client l’adhésion entière et sans réserves aux présentes conditions.

L’Etablissement se réserve le droit d’appliquer des conditions générales de vente particulière en fonction de l’importance et la période de la réservation.

2.1 Formation du contrat

Le contrat de fourniture de prestations liées à l’organisation du séjour ou de la prestation est formé et le Client engagé dès réception de notre devis dûment daté et signé par le Client, revêtu du cachet du Client en cas de personne morale et de la mention « Bon pour accord » et d’un exemplaire des présentes conditions générales de vente dûment paraphé.

2.2 Garantie de la réservation

Toute réservation doit être confirmée à l’Etablissement par écrit et par le paiement d’arrhes* dans les conditions ci-dessous :

Pour les repas de famillebaptême, communion, mariage, anniversaire

jusqu’à 20 personnes adultes : cinq cent euros d’arrhes (500,00 €) ;

de 21 à 35 personnes adultes : mille euros d’arrhes (1 000,00 €) ;

au-delà de 35 personnes : trois mille euros d’arrhes (3 000,00 €) ;

Pour les séjours comprenant plus de 3 nuitées et/ou plus de 5 chambres ou pour les séjours de plus de 12 personnes : par tranche de 15 personnes mille euros d’arrhes (1 000,00 €).

2.3 Règlement

Le montant de ces arrhes* est déduit de la facture finale (solde) sous réserve de l’application éventuelle d’indemnités d’annulation tardives prévues aux articles 5., 5.1 et 5.2 ci-dessous.

Les factures du solde sont payables au départ du client ou à réception en cas de modalités de paiement spécifiques.

Le règlement des extras, (téléphone, bar, etc.) et autres prestations réclamées individuellement à l’un ou plusieurs des participants, sera assuré par les participants concernés eux-mêmes à la réception de l’Etablissement avant leur départ. A défaut de règlement par un ou plusieurs participants de prestations réclamées en sus des prestations incluses au devis la facture sera adressée au Client qui s’engage à la régler à réception.

Tout retard de paiement donnera lieu à la facturation des pénalités de retard égales à une fois et demi le taux d’intérêt légal en vigueur sans mise en demeure préalable.

Tous les frais que l’Etablissement serait amené à supporter au titre de recouvrement de créances restant dues, seront à la charge du Client.

Dans le cas de paiement individuel, c’est à dire effectué par chacun des participants pour sa part, l’acompte* versé au moment de la réservation sera restitué au Client dans les 8 jours suivant la réception par l’Etablissement de la totalité des sommes dues au titre de la manifestation.

Toute somme non réglée sera déduite du montant de l’acompte*, le solde étant restitué au Client.

3.1. Chambres

Le Client doit adresser par écrit (émail, fax ou courrier) à l’Etablissement la liste nominative des participants –rooming list- pour l’attribution des chambres ainsi que le nom du responsable présent pendant la manifestation, au plus tard 10 jours avant la date d’arrivée prévue.

Cette liste doit être accompagnée, dans la mesure du possible, des heures d’arrivée et de départ de chaque participant.

Les chambres réservées sont mises à disposition des bénéficiaires à partir de 13h le jour d’arrivée. Les chambres doivent être libérées au plus tard à 12h le jour du départ. Tout dépassement de ce délai entraînant la facturation d’une nuitée supplémentaire au tarif public affiché.

3.2. Couverts

Le client doit préciser par écrit adressé à l’Etablissement le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas 15 jours avant la date de début de la manifestation. Un seul menu sera défini pour l’ensemble du groupe pour chaque repas. Il est ici précisé que la restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix.

3.3. Mise à disposition des espaces réunion

Le client devra informer l’Etablissement 72 heures avant la date de l’événement de toutes modifications du nombre de participants à la manifestation ainsi que la disposition définitive des espaces.

En tout état de cause, si le nombre de participants s’avérait inférieur au nombre prévu sur le devis, le Client pourrait se voir attribuer un  autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion de l’établissement. La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation.

 

Toute demande de modification des prestations par rapport au devis doit être adressée par écrit à l’Etablissement. Faute d’acceptation écrite de l’Etablissement dans les 8 jours de la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le devis.

  • La facturation étant faite sur la base des prestations réservées au moment de la rédaction du devis, le Client est invité à prêter la plus grande attention aux conditions d’annulation ci-après :

    Les annulations, de tout ou en partie de la réservation initiale, doivent être adressées par écrit à l’Etablissement.

    Dans le cas d’une annulation partielle qu’elle concerne le nombre de participants ou la durée, la règle du prorata sera appliquée aux conditions d’annulation ci-dessous.

    Le changement de date de la manifestation est considéré comme une annulation totale et donne lieu à l’application des conditions d’annulation.

    5.1. Prestations Séjour – logement à l’hôtel pour le groupe entier

    En cas de notification d’annulation totale ou partielle reçue moins de 60 jours mais plus de 30 jours avant le premier jour de la manifestation, 50% du montant prévisionnel de la prestation figurant au devis seront facturé au Client.

    En cas de notification d’annulation totale ou partielle reçue moins de 30 jours mais plus de 15 jours avant le premier jour de la manifestation, 80% du montant prévisionnel de la prestation figurant au devis seront facturé au Client.

    Toutefois une marge d’annulation de 5% des prestations hébergement initialement réservées est accordée jusqu’à 10 jours avant la manifestation.

    En cas de notification d’annulation totale ou partielle reçue moins de 15 jours avant le premier jour de la manifestation, 100% du montant prévisionnel de la prestation hébergement et restauration figurant au devis seront facturé au Client.

    5.2. Prestations Restaurant –repas pour le groupe entier

    Le client doit préciser par écrit (émail, fax ou courrier) adressé à l’Etablissements le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas 15 jours avant la date de début de la manifestation. Ce nombre sera retenu comme base de facturation. Si le nombre de couverts est supérieur à cette base, il sera facturé le nombre de couverts servis.

    Cette disposition est applicable à toutes prestations restauration / journée d’étude.

    En cas de notification d’annulation totale ou partielle reçue plus de 15 jours avant la date de la manifestation, 50% du montant prévisionnel de la prestation figurant au devis seront facturé au Client.

    Toutefois une marge d’annulation de 5% des prestations restauration initialement réservées est accordée jusqu’à 15 jours avant le premier jour de la manifestation.

    En cas de notification d’annulation totale ou partielle reçue moins de 7 jours avant la date de la manifestation, 100% du montant prévisionnel de la prestation restauration figurant au devis seront facturé au Client.

     

En cas de non-disponibilité de l’Etablissement, ou en cas de force majeure, celui-ci se réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement les participants dans un hôtel de proximité et de catégorie équivalente pour des prestations de même nature, les frais inhérents au transfert restant à la charge de l’Etablissement, qui ne pourra être recherché en paiement d’une quelconque indemnité.

Les tarifs confirmés sur le devis sont fermes pendant 1 mois à compter de la date d’envoi du devis au Client.

Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques.

Les tarifs applicables sont alors ceux en vigueur le jour de la réalisation de la prestation. Ils pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou réglementaire susceptibles d’entraîner des variations de prix tels que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes (ex. taxe de séjour), etc.

Pour les réunions, la période de location des espaces est de 08h00 à 19h00. Au-delà de cette période, des frais de location supplémentaires seront appliqués sur la base des tarifs en vigueur.

Le client sera facturé des frais de personnel apportés au titre des heures supplémentaires, au-delà de 16h00 pour un déjeuner et au-delà de 24h00 pour un dîner, sur la base des tarifs en vigueur.

Le Client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation de l’Etablissement ni ne portent atteinte à la sécurité de l’Etablissement ainsi que des personnes qui s’y trouvent. Le Client ne pourra apporter de l’extérieur ni boisson, ni aucune denrée alimentaire, sauf sur accord préalable avec la direction de l’Etablissement.

L’Etablissement peut si nécessaire procéder à l’expulsion de toute personne ne respectant pas ces consignes ou dont l’attitude sera jugée incompatible avec l’image de marque de l’Etablissement.

Le Client s’engage à respecter la limitation de décibels demandée par l’Etablissement. L’Etablissement décline toute responsabilité en cas de non respect par le Client de l’une ou quelconque des dispositions légales applicables.

9.1 Reportage photographique ou audiovisuel

Le Client est prié d’informer au préalable l’Etablissement concerné de la présence éventuelle d’un photographe ou d’un caméraman et fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s’avéreraient nécessaires.

9.2 Ventes ambulantes

Le Client s’engage à fournir à l’hôtel les autorisations administratives écrites 15 jours au moins avant la date de début de la manifestation, notamment la location des locaux a pour objet une vente au détail ou une prise de commande de marchandises précédées de publicité.

En aucun cas la location ne pourra excéder la durée indiquée sur l’autorisation, les ventes ne peuvent excéder 2 mois par année civile dans un même établissement.

La non-obtention de l’autorisation écrite entraîne l’application des conditions d’annulation visées à l’article 5.

9.3 Exposition, foire et décoration

Toute installation effectuée par le Client devra être conforme aux prestations du cahier des charges de l’Etablissement ainsi qu’aux dernières prescriptions de sécurité en vigueur et devront être soumises à l’approbation préalable de la commission de sécurité. Tout projet de décoration ou d’implantation de stands devra être soumis à l’Etablissement et comprendre 5 exemplaires d’implantation sous peine de se voir refuser l’autorisation d’exposer.

Le Client organisateur de salon ou de foire doit fournir à l’Etablissement, 15 jours au moins avant la date de début de la manifestation, les autorisations communales et autre nécessaire à une telle manifestation commerciale. Le client s’engage à remettre en état originel, et à ses frais, les lieux occupés.

9.4 Recrutement

Le code du travail fait interdiction à l’Etablissement de gérer ou d’exploiter directement ou indirectement un bureau de placement. En application de cette loi, le Client doit :

. Apporter à l’Etablissement la preuve qu’il est en règle vis-à-vis de l’inspection du travail local ;

. Faire figurer sa raison sociale sur ses annonces d’offres d’emploi lorsque l’entretien ou la sélection des candidats est domicilié dans l’Etablissement.

Le Client s’engage à déclarer par écrit adressé à l’Etablissement en même temps que le devis accepté et les arrhes, qu’il satisfait ces deux conditions.

En aucun cas le personnel de l’hôtel ne peut participer aux opérations de recrutement, en particulier en distribuant des questionnaires aux candidats qui se présentent à la réception de l’Etablissement.

9.5 Entrée payante

Le Client s’engage à déclarer par écrit adressé à l’Etablissement en même temps que le devis accepté et les arrhes, son engagement de totale responsabilité quand la manifestation organisée dans les locaux de l’Etablissement soit assortie d’une entrée payante. Dans ce cas, la perception du droit d’entrée doit s’effectuer à l’intérieur des locaux

loués. En aucun cas le personnel de l’Etablissement ne doit participer à cette perception.

 

9.6 Droits d’auteurs

Le Client doit faire son affaire personnelle de toutes déclarations et du paiement de tous droits notamment à la SACEM, pour la diffusion d’oeuvres musicales et plus généralement de toute animation au sein des locaux (orchestre, spectacles, disques, etc.). Le Client doit justifier à l’Etablissement de la déclaration faite à la SACEM.

L’Etablissement n’assure aucune prestation liée au transport des participants.

En aucun cas l’Etablissement ne pourra être tenu responsable des dommages de quelque nature que ce soit susceptible d’atteindre les objets ou matériels déposés par le Client ou les participants à l’occasion de la manifestation objet de la présente réservation. Le Client doit assurer la garde des biens et matériels apportés par lui-même ou les participants, notamment les vestiaires, à l’exclusion des vestiaires surveillés par le personnel de l’Etablissement à l’extérieur des espaces loués. Le Client fera son affaire de la souscription de toute police d’assurance (Dommages – responsabilité civile) qu’il jugera nécessaire. Le Client est notamment invité à souscrire une assurance spécifique en cas de détérioration ou de vol desdits biens.

Le Client est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire (notamment par les participants ou leurs invités) et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux.

Les obligations contenues aux présentes ne seront pas applicables ou seront suspendues si leur exécution est devenue impossible en raison d’un cas de force majeure tels que notamment : acte de puissance publique, hostilités, guerre, catastrophe naturelle, incendie, inondation, grève, … Chaque partie devra informer l’autre dans les meilleurs délais en cas de survenance d’un événement de force majeure l’empêchant d’exécuter tout ou en partie de ses obligations contractuelles. Les parties devront mettre en oeuvre tous leurs efforts pour prévenir ou réduire les effets d’une inexécution du contrat causée par un événement de force majeure et devra notifier immédiatement à l’autre partie le commencement et la fin de cet événement, sans quoi elle ne pourra être déchargée de sa responsabilité.

Toute contestation ou réclamation ne sera prise en compte que si elle est formulée par écrit et adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’Etablissement dans un maximum de 8 jours après la fin de prestation.

Tous nos prix sont nets. Le règlement de la facture doit être effectué au plus tard, dans les 8 jours de la date de facturation. A défaut, toute somme impayée dans le délai imparti est productive d’un intérêt de retard à un taux égal à une fois et demie le taux d’intérêt légal en vigueur à la date d’échéance. Taux d’escompte : 0%.

Tout litige qui n’aurait pu être réglé à l’amiable entre les parties sera de la seule compétence des tribunaux du lieu de situation de l’Etablissement.

 

*arrhes : en référence à la loi n°1804-03-06 du 16 mars 1804 et à l’article 1590 du Code civil implique un engagement ferme des deux parties, par conséquent, les arrhes sont perdues, sauf dispositions contraires prévues au contrat, si le consommateur annule une commande ou se désiste, mais il ne peut être contraint à l’exécution du contrat. Si le vendeur n’exécute pas la prestation sur laquelle il s’est engagé, il peut être condamné à rembourser au consommateur le double des arrhes versées.